Obowiązkiem właścicieli firm jest kontrola odpowiednio prowadzonej dokumentacji księgowej. Jest to ważne z tego powodu, że stanowią one podstawę ewidencji księgowej oraz dokumentują zaistnienie operacji gospodarczych.

Istotnym zadaniem osób prowadzących księgowość jest to, aby dokumentacja była prowadzona w sposób chronologiczny. Szczegółowa ewidencja pozwala uzyskać obraz sytuacji finansowej firmy.

Dokumenty księgowe dzielimy na:
1.Dowody zewnętrzne obce – akta otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, są to na przykład faktury i rachunki.

2. Dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez dane przedsiębiorstwo, a następnie przekazywane kontrahentom, na przykład noty księgowe.

3. Dowody wewnętrzne – dotyczą spraw wewnętrznych firmy, na przykład listy płac, czy też dokumenty obrotu kasowego

Dowody księgowe muszą być prowadzone odpowiednio pod względem merytorycznym, formalnym i rozrachunkowym.